Система дала возможность всем пользователям находиться в едином актуальном информационном поле. Благодаря системе «Цифровые нормативно-методические документы» на 52% снизились издержки на поиск информации, сократились сроки принятия управленческих решений. Подробнее — в кейсе компании Embedika.
Задачи крупных компаний
«Газпром нефть» — российская вертикально-интегрированная нефтяная компания, которая столкнулась с характерными для многих корпораций вызовами:
- При наличии большого количества дочерних структур нужно поддерживать единую и актуальную документальную базу и вовремя доводить до сотрудников подразделений информацию об изменениях.
- Необходимость поиска и анализа информации по большому массиву данных.
- Потребность усовершенствовать процесс управления изменениями и исключить противоречия в базе НМД.
От нового решения заказчик ждал следующего результата:
- Оцифровка базы НМД. Создание текстового массива.
- Автоматический анализ актуальности документа и связанных с ним запросов.
- Все изменения, которые влияют на работу сотрудников, доводятся в автоматическом режиме с контролем прочтения.
- Семантический разбор текстов.
- Обучаемый поиск.
Задача разработчика
Компания нуждалась в решении, которое поможет оптимизировать процесс работы с документами, сделает его быстрым, безопасным и эффективным.
Перед нами стояли сразу несколько задач:
- Сократить время на поиск документов в системе и связанные с ним расходы в два раза.
- Перейти на современную и безопасную российскую систему для синхронизированной работы с документацией в онлайн-режиме.
- Внедрить версионность документов, чтобы работник компании в любой момент мог восстановить историю изменений и найти более раннюю редакцию.
- Запустить систему уведомлений, которая бы вовремя сообщала конечным пользователям, какие изменения произошли в конкретном документе.
- Перевести работу с документами в «единое окно».
- Удовлетворить требованиям безопасности и обеспечить защиту информации.
Ключевая задача, объединяющая предыдущие пункты, заключалась в создании единого информационного поля для сотрудников компании, где они смогут быстро находить и знакомиться с актуальными версиями документов в пару кликов.
Решение
Для решения обозначенных задач был реализован портал «Цифровые нормативно-методические документы», в котором происходит работа сотрудников с актуальными версиями НМД.
Основные функции:
- Централизованное хранение документов;
- Умный поиск по документам;
- Аналитика по работе с документами;
- Возможность создавать пакеты документов для ознакомления.
Развитие (находится в процессе реализации):
- Совместное редактирование и комментирование документов;
- Возможность строить маршруты согласования и распределения ролей при разработке новых документов;
- Система планирования, приоритезации и мониторинга процессов разработки документов;
- Автоматический расчет загрузки сотрудников.
Задача системы — сократить затраты специалистов на подготовку документов на 50% до 2024 года.
Реализация и технологический стек
Работа над проектами заняла почти два года: разработка велась с начала 2020 до конца 2022. В период неопределенности из-за влияния внешних факторов проект продолжал двигаться согласно планам, с небольшими корректировками. Благодаря вовлеченности заказчика (функция организационного развития и управления персоналом) удалось достичь поставленных целей проекта и даже больше.
Этапы реализации:
1 этап — MVP: реализация хранилища и базового поиска. Для этого нужно было провести работу существующими базами данных и найти технические решения для подключения поиска к ним.
В результате получилось построить базовую функциональность для централизованного хранения и поиска нормативных документов с набором инструментов:
- Единая поисковая строка с продвинутым поиском (валидация результатов, поиск по тексту и содержанию)
- Поиск отдельно по словам с ранжированием выдачи (количеству совпадений).
2 этап — развитие возможностей хранения и поиска документов. Этап включал в себя реализацию возможностей формирования связей документов и расширенного поиска. В рамках этого этапа были разработаны:
- Аналитика для отображения похожих документов. Система показывает те документы, которые схожи по тексту или имеют такую же смысловую нагрузку, что позволяет находить дублирующиеся нормативно-методические документы;
- Функционал перекрестных ссылок на документы. С его помощью можно ссылаться на документ и создавать связи внутри него;
- Граф документов — визуальное отображение пересечений по смыслу и тексту в разрезе всей группы или дочернего общества;
- Сравнение документов. Функционал сравнения версий документов между собой и визуальное отображение всех различий между версиями.
3 этап — поддержка актуальности документов и доведения изменений до сотрудников, а также аналитика НМД по группе компаний.
Реализовали возможности методологам вести актуальную базу и доводить изменения до сотрудников — актуализировать и хранить версии документов, объединять документы в пакеты и доводить до сотрудников или корпоративных групп. Кроме того, был создан аналитический дашборд для среднего и высшего руководства с визуализацией актуальных данных по хранению и использованию НМД в масштабе всей группы компаний.
Новая версия включала:
- Сбор документов в пакет и назначение их ролевым группам. Например, пакет «Новому сотруднику» содержит в себе все необходимые документы для новых членов команды. Пакеты используются для отображения в поисковой выдаче, в случае, если они подходят под запрос, а также для отправки их на электронное ознакомление;
- Аналитика по документам. Внедрение новых параметров сбора данных: метрики тревожности, популярные документы, частота использования, статистика по НМД в разрезе дочерних обществ;
- Версионность документов — опция, с помощью которой пользователь может легко определить рабочие, действующие и отмененные версии документа;
- Термины и корпоративный глоссарий. Автоматическое и ручное выделение терминов в документе, наличие отдельного глоссария для всех терминов в системе. Глоссарий оснащен функцией поиска и отображения, которая показывает, в каких документах и с какими трактовками этот термин встречается;
- Обратная связь по документам от сотрудников. Разработка функционала, с помощью которого любой пользователь может предложить улучшения по документу, а ответственный за обратную связь увидит это в едином окне и примет меры.
4 этап — развитие возможностей для совместной работы над процессами разработки новых документов.
Планы по развитию приложения направлены на создание единой точки входа в процесс для работы с организационными изменениями в компании. Развитие включает реализацию процессного движка для планирования и организации работы кросс-функциональных команд в ходе разработки и согласования новых документов. Также, для повышения эффективности, планируется внедрение интеллектуальных инструментов и средств для совместной работы.
На данном этапе в систему были добавлены:
- Функция создания маршрутов разработки и согласования документов — настройка внутри системы стадий, которые должен пройти документ перед его принятием и публикацией;
- Онлайн-редактор для разработки документов — функционал создания, заполнения и редактирования документов внутри системы;
- Совместная разработка документов — возможность приглашать коллег к синхронной работе над документом и обмениваться комментариями в режиме чата;
- Работа с замечаниями при согласовании — возможность оставлять комментарии к тексту при согласовании документов для их дальнейшей обработки;
- Анализ рабочих версий документов по базе уже утвержденных НМД. При создании документов разработчику сразу отображается информация о том, какие документы похожи по смыслу и тексту на подготавливаемый документ, а также о том, на какие документы он будет ссылаться и какие документы будут ссылаться на него;
- Система отслеживания планов и задач пользователей. Отображение задач и нагрузки пользователей в личном кабинете в виде дашбордов и аналитики. А также демонстрация текущему пользователю его планов, текущей нагрузки.
- Система планирования и приоритезации разработки, актуализации документов — отображение общих планов по разработке документов в разрезе группы компаний или дочерней организации.
Вызовы, с которыми столкнулась команда Embedika, определялись специфическими внутренними процессами и используемыми технологиями: так, например, на проекте была разработана система проверок и мониторинга подключенных сторонних сервисов — чтобы избежать последствий в случае, если такой сервис начнет обновляться и временно станет недоступным.
Инструменты и технологии
На всех этапах применялись модифицированные импортонезависимые технологии и Open Source.
Для создания прикладных микросервисов интеллектуализации используются:
- Предобработка текста (multilingual spaCy, CNN-BiLSTM);
- Векторное представление текстов (нейросети CNN/Transformer, FastText, SIF, BERT);
- Тематическое моделирование (ARTM);
- Кластерный анализ (OPTICS, MDS, StudentProjection);
- Классификация (LightGBM);
- Снижение размерности данных (T-SNE);
- Ранжирование поисковой выдачи (LambdaRank);
- Приближенный векторный поиск K-NN/ANN (Faiss);
- Моноязыковое сопоставление векторных пространств (GAN).
Технологический стек:
- ElasticSearch.
- scala.
- angular.
- postgresql.
- RTS для работы с синонимами.
Решения и сервисы, которые использовались в процессе работы над проектом, также включали разработки компании Embedika, включенные в Реестр отечественного ПО.
Результаты: снижение издержек в два раза
Embedika вместе с командой «Газпром Нефти» развили внутреннюю систему с актуальной нормативно-методической базой компании и единым поиском, интегрированным во все базы данных.
Сотрудники получили возможность быстро находить нужные документы, делая запросы на разных языках. Добавилась совместная работа над документами и была внедрена система автоматического информирования сотрудников об изменениях в документах. Важной чертой новой системы стала версионность — по каждому документу можно увидеть историю изменений и при желании вернуть одну из прошлых версий.
Внедрение решения повысило скорость интеграции новых нормативно-методических документов в процессы, снизив издержки на поиск информации и время на принятие управленческих решений.
Также достигнута прозрачность и легкий доступ к массиву информации для любого сотрудника компании, где был он территориально не находился.
Результаты в цифрах:
- Общее количество пользователей выросло: на 188% в 2021 году и еще на 34% в 2022 (относительно предыдущего года). Сейчас системой ежемесячно пользуется более 10 тыс. человек.
- Динамика количества возвратов пользователей в систему: 62% в 2020, 70% в 2021 и 86% в 2022 году.
- Среднее время по медиане на поиск документов по итогам замеров: с 3:14 минут до 1:34 минуты в новой системе.
- Затраты на поиск документов снизились на 52%.
«Новый портал и оптимизация работы с документами позволила всей группе компаний сделать работу намного эффективнее. Теперь сотрудники смогут быстро получать необходимую им информацию, не тратя время на рутинные задачи. Рады, что тесное и продуктивное взаимодействие разработчика с внутренней командой позволило достичь больших результатов»
Андрей Яковлев,
Руководитель направления методологии стандартизации бизнес-процессов в «Газпром нефти»
