Как НСИ экономит ресурсы

Алексей Малькович, эксперт IBA Group, рассказал проекту «Первый цифровой», почему внедрение ERP-систем может провалиться и по чьей вине.

Какие данные способны навредить ERP-системе

Нормативно-справочная информация (НСИ) – это и справочник товаров и услуг, и справочник товарно-материальных ценностей, и другие внутренние справочники с данными об активах. Внедрение ERP-системы предполагает управление всеми данными в одном месте, и здесь важно качество информации.

Часто бывает так, что за корпоративные справочники и данные отвечают разные подразделения, поэтому в системах предприятия появляются так называемые дубли. Как они получаются? Эксперты в разный момент времени и в разных системах дают разные названия. Люди склонны к тому, чтобы назвать предметы так, как они считают для себя понятным. В результате один и тот же предмет, который находится в запасах компании, внесен несколько раз под разными названиями, кодами. На складе важно, что бочка металлическая и обладает точными размерами, значит, ее можно хранить определенным образом. Закупку формировали люди, которые планируют использовать бочку для заполнения химикатами, поэтому для них важно, подходит ли эта бочка по ГОСТу под такие цели или нет.

В информационных системах компании копится огромное количество разных записей об одних и тех же предметах. А к чему приводят дубли? Помимо путаницы в документах дубли вызывают довольно больное для бизнеса явление – повторную закупку товаров, которые уже есть на складах компании. 

Как повышают качество данных перед запуском ERP

В проектах внедрения ERP, как правило, применяют классический подход. Сначала выполняют первоначальную нормализацию данных в эталонном справочнике ТМЦ. В этом случае разрабатывают методологию нормализации и идентификации предметов, выполняют ручную нормализацию данных. Это длинный и дорогостоящий процесс, который некоторые интеграторы игнорируют или заменяют частичной нормализацией, например, выделяют группы записей по важности, нормализуют самое популярное, а остальное загружают в систему и доводят до ума после запуска.

Следующий этап – постоянно поддерживать справочник ТМЦ в нормализованном состоянии, выполняя несколько обязательных шагов:

1. Загрузить работой отдел управления НСИ.

2. Автоматизировать бизнес-процессы с вовлечением технических экспертов, закупщиков, финансовых служб, конечных пользователей.

3. Создать единое корпоративное хранилище НСИ, регламентную базу ведения и классификации НСИ.

4. Стандартизировать и унифицировать принципы ведения НСИ.

5. Организовать процессы управления НСИ.

6. Создать основы для развития и внедрения связанных подсистем управления предприятием. 

7. Реплицировать эталонный справочник в целевые системы, когда требуется разработать и внедрить интерфейс интеграции прикладных систем.

В результате происходит одномоментное повышение эффективности, появляются реальные числа в системах, владельцы компании видят текущее положение дел без прикрас и способны позитивно оценить эффективность ERP и процессов в ней.

Качество данных – это ответственность заказчика?

В первых проектах внедрения ERP интеграторы придерживались мнения, что качество данных, которые вводятся в информационную систему, – это ответственность заказчика. Но через 1–2 года появлялась проблема: какое бы хорошее ПО интегратор ни внедрил, оно становилось все менее полезным. Цель внедрения – экономический эффект, измеряемый в показателях. Недостаточно грамотного проектирования системы с точки зрения автоматизации бизнес-процессов. Требуется повышение производственной дисциплины, точность введения данных, запуск новых бизнес-процессов. Изменение ландшафта корпоративной системы затрагивает большую часть персонала, поэтому добиться успеха помогает воля руководителей, которые способны убедить работать по-новому и проконтролировать, чтобы никто не вернулся на старые рельсы.

Как постоянно сохранять справочники в актуальном состоянии

Самый простой способ удерживать качество – это железная дисциплина всех участников процессов. Но жизнь богаче планов, поэтому всем понятно, что люди рано или поздно начнут отходить от регламентов, покупать новое из-за срочности, лениться искать старое на складах и так далее.

Опыт интегратора IBA Group показал, что проблема может быть решена использованием единой экспертной системы, в которой содержатся данные обо всех активах и их характеристики. Причем каждый объект имеет описания по разными политикам, характеристикам, названиям, данным из ГОСТа. И все это только для того, чтобы разные пользователи могли за минуту найти в одной системе то, что они называют разными именами.

Скриншоты системы и примеры поиска.

Дубли в НСИ: выход есть?

Опыт внедрения ERP-систем показывает, что интеграторам не нужны неудачные проекты. Клиент должен быть доволен системой, потому что он тратит и финансы, и огромные человеческие ресурсы своей компании. У интегратора есть методологи, но они не смогут вести клиента за руку в течение всего жизненного цикла внедренной ERP. Поэтому IT-компании начали решать задачу дублей в системе при помощи привычного подхода. Например, IBA Group создала экспертную систему HOTD, которая способна классифицировать данные на входе и подсказывать пользователям, какие активы уже есть, а для каких объектов достаточно просто улучшить описание. 

А какое дело бизнесу до справочников в ERP?

У такой идеи есть прямая выгода для предприятия – вовлечение неиспользованных остатков на складах. Это ведет к снижению числа повторных закупок предметов снабжения, исключает неэффективное расходование денежных средств, снижает ненормативные складские запасы и затраты на их хранение. Стоит заменить, что появляется экономия временных и кадровых ресурсов на поддержку системы.

Один из первых пользователей экспертной системы HOTD – холдинг по производству промышленной техники. Бизнес-аналитики отдела нормативно-справочной информации и основных записей материалов подтвердили, что идея предоставить поставщикам и покупателям единую систему эталонных наименований выглядит интересной и перспективной. Другого пользователя из отрасли химической промышленности интересовала проблема повторных закупок и вовлечения в производство неликвида.

Выходит, что бизнес хорошо понимает проблему дублей в НСИ, поэтому готов пробовать новые решения интеграторов – компаний, которые им внедряют и настраивают ERP. Теперь важно, чтобы как можно больше участников рынка начали использовать экспертные системы. В будущем спрос на такого рода системы подтолкнет рынок создавать глобальные справочники, такие, как, например, в сфере автозапчастей, где повторные закупки минимизированы или почти невозможны.